领导干部“走流程”过程中提出的优化意见建议整改落实情况

发布者:发布时间:2019-12-11浏览次数:10

领导干部“走流程”过程中提出的优化意见建议整改落实情况
序号部门走流程内容发现的问题提出的改进意见拟定意见
1学校办公室党发文签字流程所有发文都是党委书记签字有些党发文可以改成党委副书记签字接受。已修订完善党发文签发流程,并已启动党发文网上签发试运行工作。
2学校办公室申报党委会和校长办公会议题流程缺少会前充分论证建议相关部门充分论证后再提交接受。督促和检查议题提交部门严格按照常委会、校长办公会议事规则申报议题,会前充分论证并提出可行性方案,否则不予上会。
3学校办公室用印流程有些用印不必主要领导签字同意修改完善学校公章、校领导名章的管理和使用流程接受。已修订完善相关工作流程和表格,并计划于近期公布施行。
4学校办公室校园综合协调服务管理平台受理流程体验受理问题后,反馈处理结果的过程还不够明确。制定校园综合协调服务管理平台受理流程,方便师生反映问题和意见。接受。已经新制定了平台问题意见受理流程。
5学校办公室合同审批过程办理流程体验1.《合同审批表》中“承办单位意见”栏,缺少相关解释说明;2.“业务主管部门意见”栏,解释说明还不够详细。重新修订《合同审批表》,对表中有关签字栏目做重新解释和说明,完善合同审核流程。接受。拟重新制定《哈尔滨理工大学合同管理办法》,同时对《合同审批表》相关内容进行完善。
6学校办公室学校对上级保密文件的流转和管理流程体验1.在“保密办主任(副主任)阅文并签署拟办意见”和“校领导阅批”环节上还不够完善;2.缺少对领导批示意见的监督、检查、落实环节。修改和增加了流程中的有关环节,重新制定了《哈尔滨理工大学学校办公室保密文件管理流程图》。接受。修订完善了保密文件管理流程,并按上级要求切实加强保密工作的日常管理。
7学校办公室学校党政印章、校领导名章等管理和使用工作的流程体验1.为强化二级单位主要负责人的责任,在用印审批表中,将“用印单位领导签字”一栏改为“用印单位负责人签字”;2.党政印章、校领导名章用印审批材料的存档备查工作需要进一步加强。重新修订了《哈尔滨理工大学用印审批表》,修改和完善了学校公章、校领导名章、法人证书、介绍信等4项工作的管理和使用流程。接受。修订完善了相关的4项工作流程,计划于近期公布施行。
8学校办公室校发文和函的起草、审核、修改、审批、签字、制发成文等全流程体验。发现在公文签批流转和制发工作中存在责任上移的问题。需要进一步明晰责任,确保发文质量。1.在制度上加以明确和规范。拟定了《哈尔滨理工大学发文管理办法》,原《哈尔滨理工大学关于进一步规范和统一学校党政发文办理程序的通知》(校办字〔2009〕17号)同时废止;2.进一步明晰签批流程。对原有三类发文单进行了修改完善(上行文发文单、下行文发文单、函的发文单)。接受。修改完善党发文发文单;明确上行文、下行文、函等三类公文的制发和签批流程,并实现网上审核、网上签批;因网上审核可留痕,责任得以明晰,故已拟定的《哈尔滨理工大学发文管理办法》暂不发布。
9学校办公室报销临江小区业主李影诉学校延期办证违约金合同纠纷案件二审上诉费。 1.计划财务处窗口接待态度良好、业务熟练、礼貌有加,财务大厅秩序井然,财务处副处长在大厅值班,随时处理突发事件;2.由于学校绝大部分法律诉讼案件无法预期,在没有部门预算的情况下,按财务要求无论金额大小均须从校长机动核销账目,给校长增加了许多工作量。建议学校所有诉讼案件法院受理诉讼费统一从学校法规办经费支出统一管理,不再从校长机动经费核销,优化流程。接受。待财务管理部门开展新一年度经费预算报送工作时,将提出增加经费额度的申请,以用于一般民事案件诉讼费支付。最后结果按照学校意见和业务主管部门意见执行。
10学校办公室报销机械学院开展以“国之魂师之德、守初心担使命”为主题的活动赴双城区第四野战军纪念馆租大客车费用。学校规定党员活动报销租车费用需附租车协议,从二级学院党费支出,财务要求必须盖学校公章,学校公章必须通过学校法规办聘请的法律顾问审核,通过后方可申请盖章,这个流程很严密,但增加了办公成本和时间,二级学院组织党员学习活动用车理应盖学院公章,盖学校公章增加了不知情者的工作量,也增加了学校合同关系的潜在法律隐患。  建议二级学院党费支出的学习活动租车费用,由组织部审核活动方案,财务处减少租车协议中学校公章的使用,减少学校办公室和法规办工作压力,本着谁用车谁负责谁盖章的原则,避免学校合同签署后发生其它衍生案件隐患。不接受。《关于加强学校各类合同(协议)管理的规定》(校发[2009]254号)中明确指出:“用部门公章对外签订的合同(协议)均为无效合同(协议),如有发生将追究部门负责人的责任。”《关于加强财务管理工作的补充规定》(校发[2018]113号)中再次重申:“用部门公章对外签订的合同(协议),为无效合同。各职能部门签订的与经济有关的合同必须经学校法规办公室审核”。二级学院非独立法人,无权对外代表学校签订合同或协议。特别是在2014年“MBA事件”发生以来,学校三令五申,加强对公章的管理和使用。
11学校办公室体验任课教师乘坐跨区晚间通勤车东区和南区校车发车时间分别为16:40和16:50,而7.8节下课时间为17:00,任课教师无法乘坐校车建议东区发车时间调整为17:00,17:10到达南区后发往西区,这样7-8节上课教师17:00下课后能够有时间赶到跨区车站点并乘坐。接受。为保证南区教师的通勤需求,规范下班工作时间,拟调整一台车的晚通勤时间,本周五前发通知,下周一执行。具体调整为:东区17:00发车至南区,南区17:15发车至西区,西区17:30发车至北区。
12党委组织部  党员组织发展学生党员学习成绩量化标准科学化水平需要提高。重新制定学生党员学习成绩量化标准。已经修订完成
13党委组织部基层党委党费报销党费报销流程签字审核人数较多。简化流程:2000元以下,仅需负责党费工作的副部长一人签字即可,原来需要两名副部长加上组织部部长,简化签字流程。已经简化
14党委组织部体验处级干部请销假流程一名处级干部外出请假,最多需要3名领导审签,经常需要跑几趟才能审签完毕。简化请假程序,不论正、副处级干部均只向1名上级领导请假,同时启用网上审批程序。已经简化
15党委组织部实地调研档案馆库房情况档案馆库房饱和,近10年财会、基建、建筑设计档案无法进馆,各类档案馆按空间混合存放,存放布局不规范。1.在原有空间基础上提高空间利用率;2.积极协调各相关部门,加快图书馆计算机楼划归档案馆房间的办理进度,从根本上解决档案库房的实际增容。在原有空间基础上提高空间利用率。现在图书馆已经将房间空出,即将推进完成
16党委组织部党费报销学院党费报销,学院书记签字,组织部副部长签字,还需要组织部部长签字,程序复杂。1.精简报销程序,1000元以下党费报销由学院党委书记签字即可;2.超过1000元党费报销,由学院党委书记和组织部部长签字即可报销。组根据《中共中央组织部办公厅关于进一步规范党费工作的通知》(组电明字〔2017〕5号)等文件精神,织部需要对党费报销进行监管。
17党委组织部党费报销流程原来组织部副部长签字、部长签字、主管校领导签字的流程已简化。坚持简化流程已经简化
18党委组织部参加学院积极分子、发展对象党课培训积极分子和发展对象党课培训班要求有实践环节,实践照片作为佐证材料,部分同学为完成任务上交摆拍照片。建议取消强制实践活动,增加自愿服务项目,同时提高党课授课质量,强化学员综合素质。取消交佐证照片要求,上交照片自愿。
19党委组织部干部外出请假流程审批环节多建议主由管校长审批,组织部备案。已经完成
20党委组织部副处级以上干部因公出差请假流程及报销流程的关联性学校实施副处级以上干部因公出差请假制度,其请假流程在校内办公申请办理,分管或联系点校领导审批。现阶段因公出差旅费报销需要附“公务外出计划申报单”,申报单填写内容与校内办公请假流程填写内容总体一致,但财务人员无权限查阅校内办公请假流程领导的审批情况。上述问题已经向负责报销的财务人员说明,其财务人员通过向财务处领导汇报,同意报销打印附“领导干部外出请假流程”单,以避免重复审批流程。建议:校内办公系统相关流程与业务系统保持一定的关联性,其相关业务人员具有一定的权限查阅相关流程领导的审批情况。已经同意报销打印附“领导干部外出请假流程”单,以避免重复审批流程。在学校信息化建设建设大背景下,与有关部门商讨网上流程业务关联的可能性。
21党委宣传部了解部门申请举办报告会、研讨会、论坛等的审批过程以学院为例,举办一场学术报告会,需要学院负责人、主管校领导、宣传部审批,涉外讲座还需要增加国际合作交流处负责人审批,尤其是南区学院需要从南区到西区来进行审批,费时费力。与现代教育技术合作改成网络审批,使师生少跑腿,提高审批效率。1.目前已经实现了由当面审批变为网上审批。主办单位可以在校内办公内发起流程,相关部门负责人在网上完成全部审批流程。         2.对审批流程进行了优化,由以往的全部由主管校领导审批改变为只有涉外讲座等需要主管校领导审批。
22党委宣传部预约参观校史馆预约参观的程序相对麻烦、等候反馈的时间相对较长。设立预约电话,即可马上确定参观时间1.目前已经设立了两部参观预约电话,无论是工作时间,还是非工作时间都可以随时办理参观预约登记,确定参观时间。               2.参观预约电话已经公布在校园网的网络校史馆服务指南中,同时在校史馆门前做了一块参观时间及预约登记须知的展板,公布了参观时间和预约电话。
23党委宣传部了解校报组稿、排版、编辑、校对、发行的业务全过程学生宿舍报纸发放不精准,不便取阅1.增加报纸发放点;2.与学生处公寓管理中心沟通,允许报纸发至寝室;3.加强报纸发放学生队伍建设,进行名单备案、持证发放、抽检考核。1.增加南区、西区一食堂学生活动密集区域发放报纸地点;2.经与学生处蔡野副处长沟通,允许在不影响宿舍楼管理的同时,将报纸发放至学生宿舍;3.实行发放报纸学生记者在学生处、校报共同备案,持证发放,不定期检查考核。
24党委统战部深入了解我校党外高级知识分子的政治态度1.党外知识分子缺少在学校建设中的话语权;2.需要组织载体,凝聚知识分子的力量,为学校发展献计献策。1.加快我校党外知识分子联谊会的换届工作,吸引更多的党外高级知识分子加入,发挥该组织团结知识分子的作用;2.加快我校欧美同学会的换届与吸收新成员的工作。1、已开始征求意见,在11月底完成换取方案,上报党委批准后立即实施2、在这学期结束前完成此项工作。
25纪检监察处实地体验信访举报流程信访登记和审批流程比较复杂缩减两个流程已完成此项工作
26纪检监察处部门申请开具廉政意见审核把关过于复杂,在纪检监察处内需要执行《收文处理专用单》《文件送审单》,在核查个人违纪违规和被举报线索工作的前、后,都需要经办人员-副处长-处长签批,有的还需要纪委书记签批,其中少部分审核显得冗余与上级来文不同,校内其他部门申请开具廉政意见无需执行《收文处理专用单》,建议删除;其他流程实行网上审批正在与现代教育中心所指定的技术服务商联系设计网上审批流程,11月30日前完成。
27纪检监察处个人申请开具廉洁情况鉴定个人申请纪委开具廉政表现,须持所在学院或部门开具的现实表现作为“名义担保”,且个人到纪委后还需要等待处内若干审批签字的工作流程,遇到领导有事不能及时签批时需要跑多次,有悖“只跑一次就办完”的原则,很不方便师生。适时推出网上办事流程,实行个人线上申请(注明相关要求)-基层部门/党委负责人线上填写教职工日常表现情况-纪检监察处经办人核查申请人被举报和处分情况,填写个人廉政表现-纪检监察处负责人审批-网上自动生成固定模板并已加盖电子公章的《个人廉政情况鉴定》-申请人线上自行打印正在与现代教育中心所指定的技术服务商联系设计网上审批流程,11月30日前完成
28纪检监察处网上申报党员、干部操办婚丧喜庆事宜的流程干部需两次登录校内办公页面进行填报,一次填写申报表,一次查看签署承诺书。干部只需登录一次,填写申报表并查看承诺书。已经反复与现代教育中心所指定的技术服务商联系优化此流程,但对方始终表示技术上无法实现
29学生处学生校外住宿手续办理我校学生办理相关手续要多个部门跑,办理校外住宿需要到4个部门办理,涉及学院办公室、学生处、学生公寓管理中心、公寓楼长、财务处5处签字,手续繁琐。简化流程,下放学院办理相关手续,由学生提出申请,直接到公寓和财务办理,不需要学生处进行审核。同意该意见,学生校外住宿手续办理已经下放至学院,学生在各自所在的校区宿舍科办理,由公寓管理中心统一到财务处退费。
30学生处本科学生学籍异动办理办理休学、复学需要财务处、财务处一卡通、学生处、学院办公室、宿舍管理科5个部门签字;办理退休手续除需休学和复学5各部门签字外,还需要图书馆、团委、校医院、资产处4部门签字,共需要9个部门签字办理,学生多跑路,手续繁琐。图书馆增设西区还书地点,取消了校医院、团委签字环节,并决定取消学生《学籍异动通知单》、《本科学生学籍变动通知单》,形成了《哈尔滨理工大学本科学生办理学籍异动手续告知单》,采取网上审批、审核,优化了《哈尔滨理工大学学籍异动申请表》。已经按照提出的意见进行整改,图书馆增设西区还书地点,取消了校医院、团委签字环节,取消了学生《学籍异动通知单》、《本科学生学籍变动通知单》,形成了《哈尔滨理工大学本科学生办理学籍异动手续告知单》,优化了《哈尔滨理工大学学籍异动申请表》。因教务系统、财务系统、学工系统待实现链接,网上审批、审核有待实现。
31学生处学生学籍异动办理工作(休学、退学)学生从所在公寓到各区公寓管理中心签字需半个小时左右时间,一旦各区负责人不在(公寓中心要求负责人必须经常检查指导各公寓工作)时间就难以预见,学生还需多跑路。简化一项流程,区负责人签字可去除。即可让学生少跑路,也可以让各区负责人投入更多精力到检查指导工作当中。同意该意见,针对学生学籍异动办理工作(休学、退学)工作,学生处公寓管理中心现已取消各区公寓负责人签字环节,直接由楼长签字。
32学生处学生校外住宿工作学生从所在公寓到各区公寓管理中心签字需半个小时左右时间,一旦各区负责人不在(公寓中心要求负责人必须经常检查指导各公寓工作)时间就难以预见,学生还需多跑路。简化一项流程,区负责人签字可去除。即可让学生少跑路,也可以让各区负责人投入更多精力到检查指导工作当中。同意该意见,对学生校外住宿工作,学生处公寓管理中心现已取消各区公寓负责人签字环节,直接由楼长签字。
33学生处学生临时困难补助发放学生困难补助发放,手续繁琐。需要学院提出申请,学生填写申请表,报学生处审核,审核通过后报财务处发放。学院提出申请,学生处网上审核,学院报财务处发放。同意该意见,有待和现代教育技术中心进一步确定网上审核事宜。
34学生处学生退学办理工作学生退学需要拿退学通知单到各部门签字,涉及两个校区多个部门,很难一次性办完,学生还需多跑路,有的部门签字只是形式要求,没有实际作用。简化流程,如团委签字可去除。即可让学生少跑路,也便于学生一次性办理完成。已经按照提出的意见进行整改,图书馆增设西区还书地点,取消了校医院、团委签字环节,取消了学生《学籍异动通知单》、《本科学生学籍变动通知单》,形成了《哈尔滨理工大学本科学生办理学籍异动手续告知单》,优化了《哈尔滨理工大学学籍异动申请表》。因教务系统、财务系统、学工系统待实现链接,网上审批、审核有待实现。
35学生处学籍异动通知单 学生退学流程学生退学需要去9个部门办理手续(财务处、财务处一卡通中心、学院办公室教学秘书、宿舍管理科、图书馆、团委、校医院、资产处),其中还要到南区图书馆办理一项。学生都要退学了,手续十分繁琐,其中就有学生不办了,手续没有走完,也找不到人了。万一出现问题,学生未办理完离校手续,后续责任说不清楚。教务处下发通知单,宿舍管理科负责验收宿舍,返回学生处处理档案事宜,就可以离校。已经按照提出的意见进行整改,图书馆增设西区还书地点,取消了校医院、团委签字环节,取消了学生《学籍异动通知单》、《本科学生学籍变动通知单》,形成了《哈尔滨理工大学本科学生办理学籍异动手续告知单》,优化了《哈尔滨理工大学学籍异动申请表》。因教务系统、财务系统、学工系统待实现链接,网上审批、审核有待实现。
36学生处我校本科学生离校手续的办理我校本科学生在离校手续的办理中,需要财务处(学费)、财务处一卡通中心、学生处、学院办公室教学秘书、宿舍管理科、图书馆、团委、校医院、资产处等9各部门签字,手续太麻烦。1.财务处(学费)与财务处一卡通中心合二为一;2.去掉学生处、团委、校医院3个部门的签字。同意该意见,我校本科学生离校手续的办理工作,学校在2018届毕业生离校时已取消公寓办理环节,无需公寓管理中心签字。
37学生处学生办理退学手续学校相关部门审核环节较多,大概涉及8、9个部门,学生办理手续比较繁琐。有时办事人员不在,学生要跑多次才能签字。1.开发网上办公系统,网上流转审批办理手续,让信息多跑路。把学校办公系统、教务在线、学工系统整合,资源共享,实现无纸化网络办公,提高学生办事效率;2.借鉴兄弟院校做法,建议成立学校师生服务中心或行政办公中心,相关部门联合办公,为学生办理学籍异动手续提供方便。已经按照提出的意见进行整改,图书馆增设西区还书地点,取消了校医院、团委签字环节,并决定取消学生《学籍异动通知单》、《本科学生学籍变动通知单》,形成了《哈尔滨理工大学本科学生办理学籍异动手续告知单》,优化了《哈尔滨理工大学学籍异动申请表》。因教务系统、财务系统、学工系统待实现链接,网上审批、审核有待实现。
38学生处本科生休学、退学、复学等学籍异动手续办理流程稍冗繁,学生在学院提交申请后,要到教务部门办理手续,还要再回到学院机关再办理手续。而后要依次前往财务,学生处,图书馆,档案馆,公寓管理中心……数个部门。由于各个部门办理人员由于开会、上课、出去办事等不可抗原因,有时无法一天内完成办理手续;建议在可行范围内尝试网络办公,引入网上申请-审批模式,提高办事效率,节约学生及家长的时间。已经按照提出的意见进行整改,图书馆增设西区还书地点,取消了校医院、团委签字环节,并决定取消学生《学籍异动通知单》、《本科学生学籍变动通知单》,形成了《哈尔滨理工大学本科学生办理学籍异动手续告知单》,优化了《哈尔滨理工大学学籍异动申请表》。因教务系统、财务系统、学工系统待实现链接,网上审批、审核有待实现。
39学生处学生休学、复学学生本人提出申请、辅导员签字、教学秘书签字、教学院长签字、学生所在宿舍楼长签字、学籍科签字、图书馆签字、财务处签字、教务处处长签字。签字部门太多,程序繁琐,建议网上无纸化办公,方便学生,提高工作效率。已经按照提出的意见进行整改,图书馆增设西区还书地点,取消了校医院、团委签字环节,并决定取消学生《学籍异动通知单》、《本科学生学籍变动通知单》,形成了《哈尔滨理工大学本科学生办理学籍异动手续告知单》,优化了《哈尔滨理工大学学籍异动申请表》。因教务系统、财务系统、学工系统待实现链接,网上审批、审核有待实现。
40学生处贫困学生认定流程班级认定评议小组采取民主投票的方式进行评议,该程序不能够完全精准认定学生贫困程度。通过建立学生食堂就餐次数及消费金额大数据,提供更加准确的学生的消费状况,精简程序,精准认定。财务处需联系一卡通制作公司增加一卡通后台模块,增加后的模块可以实现随时调取全校学生食堂消费情况名单
41学生处学生宿舍报修问题学生宿舍管理归学生处,维修归后勤管理处,在宿舍发生渗漏等维修问题时,学生向楼长报修,楼长汇报给学生处,学生处报后勤处,但经常没有回音,学生带着怨气来找学院,学院再与学生处和后勤处沟通解决。存在流程不畅,责任不清问题。分清责任,及时反馈,避免学生与学校矛盾激化,影响正常工作。同意该意见,公寓管理中心现已完善并制作公寓报修流程图,并让各公寓工作人员做好维修进度跟踪及信息反馈。
42学生处学生办理退学手续学校相关部门审核环节较多,大概涉及8、9个部门,学生办理手续比较繁琐。有时办事人员不在,学生要跑多次才能签字。1.开发网上办公系统,网上流转审批办理手续,让信息多跑路。把学校办公系统、教务在线、学工系统整合,资源共享,实现无纸化网络办公,提高学生办事效率;2.借鉴兄弟院校做法,建议成立学校师生服务中心或行政办公中心,相关部门联合办公,为学生办理学籍异动手续提供方便。已经按照提出的意见进行整改,图书馆增设西区还书地点,取消了校医院、团委签字环节,取消了学生《学籍异动通知单》、《本科学生学籍变动通知单》,形成了《哈尔滨理工大学本科学生办理学籍异动手续告知单》,优化了《哈尔滨理工大学学籍异动申请表》。因教务系统、财务系统、学工系统待实现链接,网上审批、审核有待实现。
43工会基层工会经费审批程序基层工会管理和使用的经费总额是固定(包干),使用方向也明确。还要校工会副主席审核,致使基层多跑路。建议修订学校《经费审批制度》中“工会经费”内容,减少校工会副主席审核环节(已经将修改意见提交学校财务部门)。修订《哈尔滨理工大学经费审批制度》中工会经费部分内容,减少校工会审核环节。
44工会协会活动会费审批程序我们学校共有文体协会7个,每次在开展活动都要现报活动内容和经费支出明细,找完主管文体活动的工会干部,又找主管副主席,再找常务主席,环节过多。各协会可根据协会章程和工会关于协会会费有关规定,自主开展活动,并按照财务要求进行报销。修订《哈尔滨理工大学教职工群体协会组织管理办法(试行)》(工发[2016]2号),同时适用新的工会经费审批制度。
45团委学生团籍转出学生毕业需要团籍转出,原有流程需要统一上交团员证,并由校团委开具纸质介绍信,学生毕业期间事情较多,不够便利。简化一项流程,介绍信由学院团委在毕业前提前直接开具。团籍转出直接利用智慧团建系统网络转出。接受该意见建议,已经采取相关措施,将介绍信交由学院团委提前开具;团籍转出直接利用智慧团建系统。
46人事处教师国内外访学及学历提高有关手续及办理程序人事处师资办、人事办、劳资办签字手续可以进一步简化。由原来的教师到各个科室及主管人事校领导处签字改为,实行师资办工作人员首办负责制,减少派出教师找人事主管校长签批环节,另外,将师资办、劳资办和人事办相关手续合并办理。接受意见,简化流程,立行立改
47人事处派出教师参招聘会报销手续报销签字程序可以进一步简化实行首办负责制,一般情况下集中签批。接受意见,简化流程,立行立改
48人事处安家费、科研启动费、博士后等报销手续报销签字程序可以进一步简化实行首办负责制,一般情况下集中签批。接受意见,简化流程,立行立改
49人事处丧葬费、抚恤金领取手续领取签字程序可以进一步简化实行首办负责制,一般情况下集中签批。接受意见,简化流程,立行立改
50财务处校园卡充值、学生收费及差旅费、工会经费报销1.校园卡充值;2.学生收费;3.科研(非财政)差旅费报销;4.各部门工会经费报销1.拟增加微信、支付宝充值功能。扩展了1个校园卡充值渠道;2.拟安装财政电子票据系统,学生自行下载或打印。 减少2流程;3.科研(非财政)差旅费报销:拟取消科研院长、财务处长审批。减少2流程;4.取消工会主席、财务处长审批,减2流程。1.2020年12月底前。    2.2020年 9月底前。           3.现在已经实现。                 4.提高财务处审批额度,减少流程,2019年底前。
51财务处报销或支付出版社版面费给出版社支付版面费时必须是“公对公”转账的提醒不到位在财务大厅摆放相关报销“流程图”,提醒关键信息1.制定相关“流程图”在校园网及微信平台上传,在财务大厅张贴,2019年底前。     2.多了解财务制度多咨询。
52财务处报销发票报销要求和流程不够明晰建议针对不同经费科目出台具体报销要求及报销流程1.制定相关“流程图”在校园网及微信平台上传,在财务大厅张贴,2019年底前。     2.多了解财务制度多咨询。
53财务处到财务处报销因专项报销换人及财务系统故障,当天没有查找到来源入账明细,一周内也没有找到,后因本人提供以往相关资料才找到入账明细,影响报销效率。虽然交接工作的财务人员态度很好,有一定的客观原因,但是建议学校既要加强财务系统信息化管理,又要帮助岗位变动人员尽快熟悉工作,为师生提供快捷服务。1.加强财务信息化建设。   2.查入账资金需提供相关材料,信息不全则无法确认。
54财务处到计划财务处走报销流程服务态度比以前好,但业务量较多的窗口设置还是比较少。1.建议对日常报销量大的业务增设服务窗口,提高服务效率;2.必要时每月按业务报销量的规律动态增减服务窗口。1.财务已减员8人,待人员充实后再考虑。                   2.不同业务报销涉及资金来源、科目、项目、往来款等,不宜进行动态调整。
55财务处差旅费报销流程签字程序过于复杂一名校领导签字即可感谢提出宝贵意见!         1.上级重点检查差旅费。   2.教学差旅费主管校领导签批。 3.行政差旅费还需要主管财务校领导签批,事、权分离。
56财务处课题负责人差旅费用报销1.科研教师在差旅费报销的时候,没有会议通知的情况,需要撰写调研报告,而调研报告不但要求教师自己写情况说明,还需要科研院长签字确认。个人觉得主管科研的副院长无法确定这件事,从诚信的角度,只需要教师自己签字即可,也减少流程。2.教师们对各种科研和学科经费报销流程不明确。1.目前仅为了减少教师的报销繁琐程序,只要来学院签字就给签字。但是从正常的法规来看,不合适,需要从财务角度从根本解决这件事;2.建议各种经费报销给出签字的文字流程,做到教师少跑腿;3.报销文件及流程变更时,建议在校内办工上给予通知。1.相关审批人要严格把关。                   2.制定相关“流程图”在校园网及微信平台上传,在财务大厅张贴,2019年底前。                     3.每次修订制度,正式文件上传校内办公。制度可查。
57财务处科研项目报账流程1.当天仅一个窗口进行科研项目报账,排队人数较多;2.很多是学生代替老师报账,有些根本搞不清楚什么项目该在哪个窗口报销。1.尽可能增加科研项目报账办理窗口。2.在窗口上明确贴明本窗口办理的报账项目类别。1.2017-2019财务已减员8人,待人员充实后再考虑。                   2.财务窗口已有明确提示。
58财务处设备改造入固定资产程序设备改造后在财务处进行改造费用入账,并在资产部门进行固定资产入账登记。财务处和资产处能在一个数据库下对资产和财务进行管理。1.加强财务信息化建设。   2.需要学校内部信息化支持。
59财务处科研经费请款、报销填写请款单、相关部门多个领导签字、交给财务处;报销时,填写报销单,相关部门领导重复签字,交财务处。请款单和报销单上相关部门领导签字能否不重复签字,用请款单上的签字代替报销单签字。制度规定:请款用途与报销事项一致并在请款金额范围内的,报销时主管校领导以上免签,已执行。制度可查。
60财务处财务报销1.流程环节较多;2.浪费纸张;3.重复录入信息。一次性录入、导入或财务系统与财务办公平台个别功能连接(要考虑安全性)1.加强财务信息化建设。   2.需要学校内部信息化支持。
61财务处财务报销流程报销流程比较合理,但有一些问题:例如,请专家讲座或担任评委,劳务费及外地专家差旅费支出,每个环节都要相关文件,没有文件就不能支出,可事实上确实没有明确的文件规定,签字领导很为难、基层单位很为难,对开展工作不力。再如:军事技能训练教师补助费多年来一直执行,但从2018年开始不准发放劳务费,又没有新的说法。军事技能训练教师补助是根据训练实际特点(连续半个月,每天一整天)发放的,与其他临时性劳务费有本质不同,既然不能以劳务费形式发放,可否按教学工作量计算,因为这是一门课程。无论给或不给都应有明确意见。建议学校尽快明确。建议学校把类似工作统计分类,以学校文件形式明确下来,便于执行,利于工作。1.制定相关“流程图”在校园网及微信平台上传,在财务大厅张贴,2019年底前。     2.上级规定不许给校内人员乱发津补贴。                3.人员费用发放问题可再向人事部门咨询。         
62财务处研究生报销流程程序中有可以省去的签字环节由导师负责审批后直接到财务窗口报销目前就是导师审批后直接到窗口报销。但导师本人使用研究生指导经费需要研究生部负责人签批。
63财务处科研项目报销签字流程理工英才计划项目签字由项目负责人—科研副院长—科技处领导—财务处—(校领导),流程繁琐。建议取消科研副院长和科技处领导签字,当数额超过规定数时才需要上述两部门签字。请按校发【2019】75号《哈尔滨理工大学高水平大学与优势特色学科建设管理及专项资金使用办法》执行。制度可查。
64财务处报销机械学院开展以“国之魂师之德、守初心担使命”为主题的活动赴双城区第四野战军纪念馆租大客车费用。学校规定党员活动报销租车费用需附租车协议,从二级学院党费支出,财务要求必须盖学校公章,学校公章必须通过学校法规办聘请的法律顾问审核,通过后方可申请盖章,这个流程很严密,但增加了办公成本和时间,二级学院组织党员学习活动用车理应盖学院公章,盖学校公章增加了不知情者的工作量,也增加了学校合同关系的潜在法律隐患。  建议二级学院党费支出的学习活动租车费用,由组织部审核活动方案,财务处减少租车协议中学校公章的使用,减少学校办公室和法规办工作压力,本着谁用车谁负责谁盖章的原则,避免学校合同签署后发生其它衍生案件隐患。1.请按校发[2009] 254《关于加强学校各类合同(协议)管理的规定》执行。制度可查。                   2.二级学院不是法人主体,不具备签订的合同的资格。
65财务处教师“双一流”建设经费报销1.在学院内签字审核环节太多(需要主管院长、院长、书记3个人审核),给教师带来不便;2.教师对报销票据所需要准备的材料了解不清楚,容易出现反复跑路的情况。1.在报销审核环节,取消书记审核环节;2.需要整理一个《财务票据报销指南》,对报销的票据所需的材料有一个明确的指导。请按校发【2019】75号《哈尔滨理工大学高水平大学与优势特色学科建设管理及专项资金使用办法》执行。制度可查。
66国有资产处政府采购工作流程1.审批流程不畅,职责不清,采购人经常需要多次往返于两个处室之间协调采购项目,存在较严重的推诿扯皮现象。2.政府采购系统,分割管理,两个部门共用一个系统,无法保证系统的完整性和安全性。建议校领导按照教育厅下发的黑教财函[2016]109号文执行工作职责或将政府采购工作职能全部调整到财务处管理,由一个部门具体执行工作,从而保证流程顺畅,权责明晰。相关事宜已提交校长办公会审议
67国有资产处帮助新入职辅导员向资产处申请办公桌椅办事有些拖延,不能及时解决问题,在我联系资产处相关领导之前辅导员去了几次都没找到人签字。建议资产处建立严格的办事流程及时间规定,避免教师一件事情跑多次。接受。按照学校规定,新入职工作人员领用办公家具,首先由本单位资产管理员核实本部门家具使用情况,如本单位确实无法调剂,需由使用部门提出申请,到国资处办理领用手续。下一步,国资处将加大宣传力度,使各基层单位对资产管理的工作流程流程有进一步的了解。
68国有资产处设备改造入固定资产程序设备改造后在财务处进行改造费用入账,并在资产部门进行固定资产入账登记。财务处和资产处能在一个数据库下对资产和财务进行管理。不接受。我校资产与财务系统是由上级主管单位指定的两个不同管理系统,学校无权将其合并使用。
69审计处学校工程项目竣工结算审计1.由于国家近年来出台了新的审计规定,学校原有的《哈尔滨理工大学基建、修缮工程项目审计实施办法》中有些条款有不适应现在要求的,造成规定与实际要求不符;2.工程项目立项清单及控制价没有审核,缺少从源头监管;3.工程项目发生变更或隐蔽工程签证时,会签确认单不规范,时间节点要求不明确,工作流程不清晰,监管环节不严密;4.《哈尔滨理工大学工程项目竣工结算材料交接表》有些条目要求不过明确,使报送工作繁琐。1.认真研读国家相关文件,充分领会文件精神,广泛征求相关单位意见,借鉴兄弟单位好的做法和经验,重新修订《哈尔滨理工大学基建、修缮工程项目审计实施办法》,确保学校工程审计工作在制度层面完善,提高工程项目关键节点监管力度;2.优化工程审计流程(结算审计流程、工程变更流程、现场签证流程、隐蔽工程检查流程),规范、明晰报审材料要求,《哈尔滨理工大学工程项目竣工结算材料交接表》明确各条目具体要求;3.服务窗口前移,在工程项目合同签订时附有《哈尔滨理工大学工程项目竣工结算送审报送材料须知》,使施工单位和工程管理部门、使用部门在工程项目开工前就了解工程结算审计要求。4.增加工程项目清单及控制价审核,从源头加强工程项目监管;5.修订工程变更、现场签证、隐蔽工程检查程序,明确各部门职责,加强关键环节监管;6在审计处网站随时公布工程项目审计情况,接受观念广大群众监督。建立规章制度《哈尔滨理工大学基建、修缮工程项目审计实施办法》和《哈尔滨理工大学科研项目结题审签实施办法》已起草完毕,待经学校审计领导小组和校长办公会审议通过后实施。制度中已涵盖了需要优化“走流程”的全部内容。
70审计处科研项目结题审签1.结题教师对审签所需提供材料不了解;                2.对课题执行的资金关办法不清楚;                       3.在审签过程中由于对程序不熟悉以及手续较繁琐,结题老师要往返审计处好几次。1.设计科研项目结题审签表和制定审签流程(挂在审计处网站上),让老师知道如何办理并提供哪些资料;2.制定科研项目结题审签实施办法,告知老师除第1条的内容外,审核哪些内容,并如何办理;3.减少环节,提高效率,随到随办,争取一次性办结。流程和程序已修订完毕,待制度实施后,挂在审计处网站。
71教务处认识实习经费签批报销流程签批报销流程分为2个步骤:1.专业提出计划申请表,由教务处签批;2.专业提供学生名单并根据计划申请表履行教务处、财务处签批手续。经过梳理,将申请和费用签批2个环节简化为1个环节,学生名单由教务处提供,教师只需跑一趟即可完成所有手续的办理。已按照“提出的改进意见”简化了相关流程。
72教务处借用教室流程原流程需要履行纸质审批手续。经过梳理,将借用教室手续改为校内办公系统电子化申请和纸质审批相结合的方式进行,其中校内办公系统申请只需要2个步骤即可完成教室借用手续办理。已按照“提出的改进意见”简化了相关流程。
73教务处学籍异动办理流程原休学、复学、退学等学籍异动手续分为申请单签字和五联单签字2个流程。经过梳理,将申请单签字与五联单签字合二为一,并省去了退学手续办理中的校医院、资产处、团委、体育部签字手续。已按照“提出的改进意见”简化了相关流程。
74教务处学籍异动通知单 学生退学流程学生退学需要去9个部门办理手续(财务处、财务处一卡通中心、学院办公室教学秘书、宿舍管理科、图书馆、团委、校医院、资产处),其中还要到南区图书馆办理一项。学生都要退学了,手续十分繁琐,其中就有学生不办了,手续没有走完,也找不到人了。万一出现问题,学生未办理完离校手续,后续责任说不清楚。教务处下发通知单,宿舍管理科负责验收宿舍,返回学生处处理档案事宜,就可以离校。通过征求相关部门意见和建议,已简化了相关流程,见序号3。
75教务处多媒体教室使用1.多媒体教室维护值班电话早上8点前无人接听;2.多媒体教室教师机操作系统是windows XP,太旧。1.多媒体教室维护值班人员早上8点前到岗,及时解决和指导老师解决出现的问题;2.教师机安装还原卡,对硬盘分多个区,不同需求老师根据需要选用操作系统。1.多媒体维护人员按照教务处要求已做到提前10分钟上班,协助任课教师解决设备使用问题;下一步拟采取调整维护人员上班、下班时间的方式进一步解决;2.多媒体设备半数运行近10年,这些设备硬件条件暂不具备安装高版本操作系统,如资金允许,下一步将在更新设备的基础上予以解决。
76教务处我校本科学生离校手续的办理我校本科学生在离校手续的办理中,需要财务处(学费)、财务处一卡通中心、学生处、学院办公室教学秘书、宿舍管理科、图书馆、团委、校医院、资产处等9各部门签字,手续太麻烦。去掉学生处、团委、校医院3个部门的签字。通过征求相关部门意见和建议,已简化了相关流程,见序号3。
77教务处教师教材领取教师领取教材需要先到教务处签字,然后到学府书店领书,有时候还存在教材没有或版本不一致的情况。给学生订教材的时候,任课教师同时申报是否需要,一起订购。新教师任课和教材版本变更,任课教师需领取教材。针对上述教材领取需求,教务处下一步拟采取学院统一上报教材领取需求,教务处征订后集中下发的方式予以解决。
78教务处学生办理退学手续学校相关部门审核环节较多,大概涉及8、9个部门,学生办理手续比较繁琐。有时办事人员不在,学生要跑多次才能签字。1.开发网上办公系统,网上流转审批办理手续,让信息多跑路。把学校办公系统、教务在线、学工系统整合,资源共享,实现无纸化网络办公,提高学生办事效率;2.借鉴兄弟院校做法,建议成立学校师生服务中心或行政办公中心,相关部门联合办公,为学生办理学籍异动手续提供方便。通过征求相关部门意见和建议,已简化了相关流程。
79教务处本科生休学、退学、复学等学籍异动手续办理流程稍冗繁,学生在学院提交申请后,要到教务部门办理手续,还要再回到学院机关再办理手续。而后要依次前往财务,学生处,图书馆,档案馆,公寓管理中心……数个部门。由于各个部门办理人员由于开会、上课、出去办事等不可抗原因,有时无法一天内完成办理手续;建议在可行范围内尝试网络办公,引入网上申请-审批模式,提高办事效率,节约学生及家长的时间。通过征求相关部门意见和建议,已简化了相关流程。
80教务处排课要充分考虑教室安排问题给高年级学生授课的教师课间休息时间过短,导致赶到另外一个教室可能会迟到。将学校资源整合,尽量一上午/下午的课不要分别安排在教学1号楼和新主楼。在排课时,已充分考虑同一上课班的学生和同一教师在一个教学楼连续上课的问题,限于教学资源(多媒体教室、语音室等),可能出现教师给高年级学生和低年级学生上课不在一个教学楼的情况。任课教师可联系教务处调课予以解决。
81教务处学生事假请假事假超过一周的,程序繁琐,因校领导各种事务很多,经常不在办公室,学生找领导签字往往会找不到,尤其南区的学生到西区签字,学生白跑一趟。1.建议事假超过一周的,取消校长签字;2.建议网上审批。1.根据学生学习时长要求情况,经研究有必要坚持请假制度。2.目前学校对学生暂未开通网上审批权限。
82科技处科研平台现场检查效果、育人功能体现及科研成果产出平台检查缺乏制度化,平台建设及过程管理有待加强。规范平台管理制度及规范运行,发挥平台中团队育人的作用,提出平台支持计划和依托团队人才培养计划。接受,修订《哈尔滨理工大学重点实验室建设管理办法》,并论证,实现规范化管理、运行和年度检查。要求各重点实验室完善科研管理制度、制定明确的发展目标。
83科技处科学技术奖奖金下达流程及科技计划项目间接经费报销审批流程优化间接经费使用审批过程个别环节可以优化。修改《哈尔滨理工大学科技项目间接费用管理暂行办法(试行)》,简化经费使用流程。接受,修订《哈尔滨理工大学科技项目间接费用管理暂行办法(试行)》,并论证,简化审批过程。与财务处会商,简化科技奖金下达流程。
84科技处横向课题经费报销审批流程横向课题经费报销过程中,优化剩余经费使用。修订《哈尔滨理工大学科技科研经费管理办法》便于科研经费使用接受,依据《哈尔滨理工大学促进科技成果转化办法》拟将横向科研项目结余经费80%奖直接励给项目负责人,由项目负责人按劳分配奖励给团队成员,允许一次性支取。依据教育部2019(36)号文件拟将我校教师横向课题经费,设列不超过经费总额5%的比例为科研招待费。形成修订意见后,报校长办公会议批准方可执行。
85科技处科研项目报销签字流程理工英才计划项目签字由项目负责人—科研副院长—科技处领导—财务处—(校领导),流程繁琐。建议取消科研副院长和科技处领导签字,当数额超过规定数时才需要上述两部门签字。接受,该问题科技处认真对待落实,但由于经费报销问题还涉及到财务处相关管理制度,所以我处将与学校财务处会商解决。
86研究生部研究生就业工作程序及内容无研究生就业工作流程图制定研究生就业工作流程图,明确各时间节点、工作内容、办理地点、联系人等,发布到研究生部网站上。接受该意见。    正在按照改进意见制作“研究生就业工作流程图”,并将于11月30日前发布到研究生部网站。
87研究生部任课教师办理调课手续教师调课需填写《哈尔滨理工大学研究生课程调课申请表》,调课申请必须由任课教师本人提前1天以上办理。教师调课可以在哈尔滨理工大学研究生信息数字化管理系统提交申请。研究生部培养办工作人员每天早晨8点钟前将调课信息分别发布到督导群和培养群。接受该意见。    已在学生工作QQ群和培养微信群通知,教师调课可以在管理系统提交申请。
88研究生部各学科建设单位无专项学科建设经费建议学校设立专项学科建设经费接受该意见。    部门认为专项学科建设经费对于各学科建设有着重要作用,将积极向学校申请设立。    最终能否设立以学校批复为准。
89研究生部博士研究生报名全环节(由于国家系统原因,网填报名信息环节省略)考生报名准备材料中,网报信息表和报考登记表存在部分内容相似重复问题。在2020级博士招生工作开始,报名材料中删除“报考登记表”,优化“网上报名信息表”,在备注中增加“外语语种、等级、成绩”。接受该意见。    已按照改进意见在即将开展的2020级博士招生工作中优化了相关报名材料内容。
90研究生部讲座申请:主讲人——上海外国语大学高级翻译学院创始人、荣誉院长、博士生导师、全国翻译硕士专业学位教学指导委员会委员柴明颎教授,主讲题目《专业翻译的发展、研学路径与要点》审核的相关主管部门只有科学技术处、国际合作与交流处、团委和党委宣传统战部,面向专业学位研究生的职业技能与素养方面的讲座不易归口建议增设研究生部为负责审核的主管部门,负责面向研究生培养和教学改革方面的讲座、论坛、研讨会等的审核工作。接受该意见。    部门认为与研究生教育相关的讲座可以由研究生部和其他审核部门共同审核。        建议将此建议转学校相关部门复核是否同意将研究生部列入讲座审核部门。
91研究生部2019级研究生公共课程安排因学校西区宿舍紧张,经济管理学院、外国语学院、材料学院、化工学院、艺术学院、法学院的2019级研究生住宿在南区,外语课和马列课在西区上课。学生在一周七天的时间里,有五天的时间要往返于南区和西区之间,除周六、周日外,五天的下午需上专业课,非常疲惫,上课效果不佳。英语课和马列课在内的公共课,可以在南区排课,南区学生也能够组成符合要求的班级。英语课考虑南区教室不够用的话,马列课可以排到南区,休息日上课,不存在教室不够的问题。希望相关部门树立“以学生为中心”的理念,切实做好相关工作。接受该意见。根据教师和教室的实际情况进行适当调整。
92国际合作交流处哈尔滨理工大学国际学生休学手续的办理流程1. 国际学生提出休学申请后,只要满足休学政策即刻批准,而没有辅导员做疏导工作;2. 学生提出休学原因,班主任了解情况后,可直接向留学生事务部提出休学申请,减少系主任签字环节;3. 国际文化教育学院作为国际学生的管理单位,在学生提出休学申请并批示后,学生无需再向国际合作与交流处批示,可每学期由国际学院向国际合作交流处、教务处、研究生部上报休学学生名单。1. 设置国际学生辅导员。若设立了国际学生辅导员,在学生提出休学申请后,特别是自费学生提出休学申请后,国际学生辅导员可与学生通过沟通疏导并协助其解决问题,可减少国际学生休学的现象。2. 将《哈尔滨理工大学外国留学生休学申请表》放在学院网站,由需要的学生自行下载3. 减少签字盖章环节。以服务促管理,减少国际学生跑部门签字盖章的环节,学生提出休学申请并审批后,每学期由国际学院向教务处、研究生部、国际合作与交流处上报休学名单1、已向学生处申报国际学生辅导员岗位。       2、重新制定《哈尔滨理工大学外国留学生休学申请表》,简化签字盖章环节
93国际合作交流处申报国家公派留学项目1.职能部门、校级领导签字审批环节用时较长;2.对申报项目的政策、要求把握不清;3.填报国家公派留学信息平台时,对部分填报内容和要求理解不清晰,不透彻。1.简化机关内部签字审批环节,申请表经学院审核后,直接上交至国际合作与交流处,由处里统一完成人事处、国际处、主管人事和外事校领导的签批程序;2.对申报教师进行一对一指导,建立QQ、微信群,全天候在线,对申报项目解读、信息平台填报进行指导,让教师少走路,少绕弯,少担心,少费事;3.对申报初稿严格把关,认真检查审阅,确保申报项目符合评审要求,检查无误后再请教师正式在线提交,避免重复修改,反复退回提交。接受该意见建议。落实情况如下:1.教师申请公派留学项目(包括国家公派项目和学校公派项目)将省略校机关职能部门和校级领导审批签字。2、已建立QQ群、微信群进行项目解读、申报和填报指导。
94国际合作交流处家庭经济困难学生认定流程在家庭经济困难学生认定流程中,学生需提供纸质版的家庭情况证明,学院审核后组织困难学生在现场答辩后进行民主评议、确定学生困难等级,流程较为繁琐,且困难学生有自我保护不想亲自讲述。学生申请家庭经济困难学生认定可以先提交电子版材料,根据学生上交证明情况,学院经过核实后组织本班学生在网上进不记名投票,这个过程已在本次认定工作中实行,不仅为申请者提供了便利,也大大简化了家庭经济困难学生认定流程。  接受该意见。  落实情况如下:1、申请家庭困难学生认定前可先在网上提交电子版申请表格及相关证明。2、辅导员组织网上不记名投票,对材料真实性进行核实,建立困难学生档案。
95招生与就业工作处创新创业团队从组建到入驻基地流程,了解团队项目、组队情况、项目开展情况、基地建设情况等。1.团队成员集中在一个学科专业或学院,没有形成跨学科组队2.团队成员中缺少核心,每位成员职责分工不明晰3.入驻基地后只能做研发,成果转化和推广能力欠缺4.基地软硬件环境需要进一步改善5.双创师资力量相对薄弱6.团队的项目水平需要进一步提升。鼓励更高层次的教师积极参与双创活动,与教学科研紧密结合,发挥我校学科专业特色,有针对性组队,引导和鼓励成立跨学科、跨学院专业的双创团队。帮助团队确立好项目内容,任务目标等,明确每个团队成员的职责分工。进一步利用校企合作和校友资源,助力团队加大研发后成果的推介和转化。加大资金和场地支持力度。进一步营造浓厚的双创氛围。    接受意见。下一步工作要充分与教学科研深度融合,解决我校双创教育开展过程中的具体问题。开展具体工作:1.增聘双创导师;2.提高双创实训空间使用率;3.整合双创团队;4.营造双创氛围;5.针对性开展双创培训。拟定于2020年6月底完成。    建议学校从资金、场地、评奖评优、教师的任期考核和职称晋升等多个方面出台政策,充分调动教师的积极性。
96招生与就业工作处以考生家长身份通过网络、电话等方式查询学校及专业有关资料。1.本科招生网站存在与部分浏览器软件之间的兼容问题;2.招生有关信息内容方面的专业介绍内容更新上,学校招生网站与学院网站存在不同步、不一致的情况,虽然不会误导考生和家长,但是给人的体验感觉不好,学校形象受到了影响。1.积极沟通网站开发公司及相关部门,尽快解决兼容问题;2.针对网站建设及信息发布方面问题与学校相关部门充分沟通、加强合作,从提升服务质量出发持续改进。接受意见。经与网站开发公司和现代教育中心沟通,浏览器兼容问题已经初步解决。随着学校网站站群建设的逐步完善,各功能网站及各部门网站的信息同步将得以解决。拟定于2020年6月底完成。
97招生与就业工作处以学生身份登录就业网站查询招聘信息1.就业日历点不开,不知道今天有哪些用人单位来校招聘;2.就业信息比较乱,没有搜索功能,查询信息太麻烦。1.现代教育中心积极沟通,尽早使新的就业网能上线使用;            2.想办法联系一下制作现在这个就业网的校友,看看能否把就业日历调试好使。接受意见。已经与网站开发公司和现代教育中心沟通抓紧新就业网上线,积极联系制作现就业网的校友,完善就业日历功能,增加就业信息搜索功能。拟定于2020年6月底完成。
98招生与就业工作处就业信息的采集、发布、推送等工作环节。1.目前就业信息的搜集只是被动等待企业联系和提供,缺少与企业的互动,不易与企业建立长期良好的合作关系,容易造成就业资源的流失;                          2.目前我校就业信息网已经使用尽10年的时间,功能性已达不到目前就业形势的需要,只是简单的信息罗列发布,没有按日期、专业类别、就业区域分类的功能,查询时非常麻烦或查不到所需要的信息,及易造成学生或企业不能及时获取就业信息;哈尔滨理工大学就业信息港(公众号)也只是提供企业招聘时间和地点,企业的简介和需要专业信息还要到网站上查,非常不方便;  3.目前的微信群(XX届班长-团支书就业共享)里的就业信息发布量巨大,高峰期每天达数十条,如果要求班长或团支书或辅导员每时每刻都查询微信群,并筛选出实用的就业信息并推送给学生不太现实,造成就业信息推送不到位,学生不知道,企业招聘没人去的现象。1.主动与来校招聘的企业和优质企业进行联系,建立起长期合作的关系,加大维护校企合作的力度;同时设定好提供就业信息的固定模板(可直接导入到网站和APP的文件格式),约束企业按固定模板提供就业信息,为下一步就业信息分类和定点推送做好基础数据准备;2.就业信息网及时改版更新,提供按日期、专业类别、就业区域查询功能,使学生和企业一目了然、及时的获取就业信息;同时哈尔滨理工大学就业信息港(公众号)所提供的招聘信息需要完整。上条所说的“就业信息固定模板”就是为此功能的实现提供基础数据; 3.取消微信群,开发手机应用APP,随时将固定模板的就业信息导入,提供按日期、专业类别、就业区域查询功能。每年将毕业生学号作为用户名导入APP,实现学生自主、有目的的查询功能,后台可监控每位学生的查询情况,并进行数据分析、整合,提供更有效的就业信息。    接受意见。1.持续推进学校与企业之间信息的共享化连接,加强与企业的联系,建立良好的合作关系。                                 2.依托学校现有的资源,已经多次与网站开发公司和现代教育中心充分沟通,督促按日期、专业类别、就业区域分类等功能尽快实现。                                   3.取消微信群,开发手机应用APP,需投入经费找相关软件企业进行开发和设计,现因经费问题,不具备开发条件。拟定于2020年6月底完成。
99保卫处师生查看视频监控流程流程复杂,师生调取监控录像有时需要往返保卫处和辖区派出所2次。原流程有8个环节,针对校内师生,在核实身份的前提下,经与警方沟通,简化流程,取消4个环节,方便师生。按照改进意见办理
100保卫处在黑龙江大学模拟闹访、缠访人员来校上访,学习黑龙江大学的处理经验及应对措施黑龙江大学在发现闹访、缠访者出现后,第一时间由保卫处控制闹访者情绪,隔离出办公区域,并快速交由相关部门接待,降低了闹访者带来的不良影响,但有些不听劝告、拒不沟通的闹访者,由于保卫处没有执法权,对于此类人员,黑龙江大学也没出完善的处理办法。当我校在出现闹访事件时,保卫处第一时间控制闹访者情绪,把闹访者隔离出办公区域后,相关部门应迅速派人与闹访者接触,避免上访者由于长时间没人接待情绪失控,导致事件恶化。按照改进意见办理
101保卫处模拟报校园警和到消控室模拟发生火情需要消控室人员操作消控室人员未能持证上岗和人员不足要求明德物业进行整改按照改进意见办理
102图书馆学生毕业或退学办理图书馆离校手续1.本科生毕业,需要本人到南区或西区图书馆办理图书馆手续,对学生手续办理不便利;2.退学的学生,需要到南区图书馆读者服务部办理手续,带来两校区间交通和时间上的麻烦。1.修订本科生毕业生毕业还书流程,取消学生本人到图书馆还书的认定流程。由图书馆查询,统一向招生就业处和辅导员提供毕业生图书借阅情况,方便学生办理;2.西区增设退学学生图书馆办理手续点,方便学生还书,节省两校区间交通时间。接受两项意见。改变办理手续方法,优化相关流程,方便学生。2019年11月30日前完程。
103图书馆参观校史馆1.校史馆整体非常好;        2.建议有多媒体技术的应用    3.讲解员通讲解过于平实,感染力和生动性不足。1.借校庆70周年之际,征集、收集、撰写、收集理工大学关于教师、学生、校友、校长的先进故事。讲解员通过生动的讲述几个理工故事、王大珩校长故事、其他校长的故事、终身教授故事、教工事故、校友故事等,体现下理工大学为国家培养人才的贡献精神、体现理工教训、理工大学独特务的实文化、人才培养特色、育人文化、教师立德树人的奉献精神等;2.增加多媒体设备、全方位、立体化、全息的、生动的展现理工大学为国家培养人才的决心的历史、勇往直前的文化和向上的精神追求。宣传部接受了建议,并给于答复:1、修改讲解员讲解词,使讲解词更加生动,更加鲜活,讲解词能够体现理工教训、理工大学独特的务实文化、人才培养特色、育人文化、教师立德树人的奉献精神。2020年6月完成。2、宣传部向学校建议投入资金,在校史馆门口增加电子导引。
104图书馆和资产处联系上交东区和西区房间事宜部门工作繁忙,应接不暇加强沟通,注意衔接,多方配合资产处接受了此条意见,对于西区房间上交一事已经于2019年11月8日完成了交接;对于东区房间一事经过沟通,配合着资产清查及报废流程,预计于2019年11月底将会处理完毕,在此特别感谢资产处在百忙工作中的积极配合。资产处接受了此条意见,对于西区房间上交一事已经于2019年11月8日完成了交接;对于东区房间一事经过沟通,配合着资产清查及报废流程,预计于11月底将会处理完毕,在此特别感谢资产处在百忙工作中的积极配合。
105国家大学科技园科技园企业入驻审理办理科技园企业入驻审批办理手续繁琐,费时过长。1.通过互联网提交入驻申请;                     2.终止以往科技园招商服务部、部分管领导和主管领导逐级沟通审批过程,审批过程移至互联网审批,缩减审批时间,提高工作效率。1.在钉钉办公系统中设置企业入驻审批程序;  2.企业入驻审批通过钉钉审批系统提交,科技园副总经理、总经理在系统内进行审批。
106国家大学科技园科技园企业入驻手续办理入驻手续办理,需科技园物业管理部向分管领导和主管领导 当面申请审批入驻手续办理申请通过互联网提交,主管人员通过互联网第一时间审核,缩减了工作周期,为企业入驻提供方便。1.在钉钉办公系统中设置企业入驻办理程序;  2.企业入驻办理通过钉钉审批系统提交,科技园副总经理、总经理在系统内进行审批。
107建筑设计研究院了解、体验项目设计服务环节存在的问题及使用效果,以进一步提高设计院项目设计服务质量及管理水平1.方案能力需进一步提高;2.五大专业统筹管理衔接不到位;3.技术环节把关不到位。1.加大建筑专业的业务培训和竞争机制;2.引进方案能力强的设计人员;3.进一步规范设计流程;4.进一步统筹各专业设计时限与要求;5.加强技术培训与交流;6.规范和加强设计图纸审查流程和力度。2019年12月底完成整改,长期坚持
108建筑设计研究院西区一食堂、二食堂发现的建筑专业设计问题二食堂里侧餐厅利用率不高的问题,卫生间直接在餐厅内开门 卫生不好增加里侧餐厅的特色餐饮,在卫生间门口加屏风隔断立即按照建议整改
109建筑设计研究院西区一食堂、二食堂发现的设计成品质量、经济技术指标、工程设计进度、设计服务态度、办理相关手续落实时效等内容。   相关手续有滞后现象加强设计院内部管理完善服务,严格按全面质量管理体系执行2020年6月底完成审核规范程序,长期坚持。
110建筑设计研究院九月三十日对我院设计的工程学校西区一食堂,小食堂进行了回访,主要了解这两个食堂在使用中存在哪些设计不合理的现象,以便在今后的设计中加以改进。1.电气专业电源预留位置与食堂设备位置不一致,使用不方便;2.建筑方案卫生间设在餐厅内卫生状况不好。1.今后设计中严格核对设备位置,做到一一对应;2.在今后的设计中严格把握方案设计,加强内部审核。改进措施加设隔断用屏风隔挡。立即按照建议整改
111学术理论研究部深入《思想政治教育研究》采编平台体验稿件审理流程1.投稿平台方面:审稿周期较长,专家审稿,效率有待提升;2.作者服务方面:与作者沟通不畅,邮发环节存在漏洞;3.流程管理方面:盲审制度不完善。1.扩充专家库,提升审稿酬劳,完善催稿、退稿机制;2.提升编辑服务意识,落实首问责任制,针对不同邮发物采用不同邮发方式;3.责编负责稿件清查,上传盲审稿。1.扩充了外审专家库,提高审稿稿酬在进一步测算中;2.采取了分类邮发,每期发行有责编负责到底;3.修改了流程,责编负责送盲审;2.3在10月底已落实,1在推进中
112学术理论研究部深入《电机与控制学报》采编平台体验稿件审理流程稿件审理过程中,对不同外审专家提出的审稿意见,需要作者分别进行多次修改,消耗作者精力,又影响工作效率将外审专家的审稿意见,整理后一起返给作者修改已经修改流程将两个外审意见整理后统一发给作者,于10月底落实完
113工程训练中心考察教学环节实施流程1.安全教育教室不固定      2.认知教学环节与新生参观重复                        3.各学期实习班级数不均衡1.与教务处协商固定安全教育教室                 2.取消认知环节          3.调整各学期实习班级数,使各学期均衡。《工程训练教学环节实施流程》写入工程训练2019版教学大纲,并根据教学计划进行实施。
114工程训练中心1.考察教学环节实施流程    2.大型设备共享申请流程申请过程比较麻烦实行一站式申请经工程训练中心班子会议研究讨论,拟采用《大型设备共享审批流程》,如获批,在工程训练中心网站进行公示,并按照相应流程立即实施;
115工程训练中心对中心学生创新团队选拔流程进行勘察。资格审查和面试环节比较繁琐,且没有时效性,意义不大。取消中心制定计划和面试、审核环节。《创新团队学生选拔工作流程》如获批,在工程训练中心网站进行公示,并按照相应流程立即实施;
116现代教育技术中心现教中心网上流程审批1.流程的选项过多,不易操作正确。例如选择部门负责人时,有的会选择本部门负责人,有的则会选择流程审批部门的负责人,跨过了本部门负责人,流程的”傻瓜”程度不够;2.电话业务审批流程,可以简化1.优化升级现有流程,减少选项和审批环节,构造“傻瓜式”流程;2.梳理中心现有流程,进一步优化、简化流程。接受,对中心所有流程持续进行优化。
117现代教育技术中心网上“摄录编业务申请”流程1.“摄录编业务申请”流程名称与“电视片录制申请表”名称不一致;2.缺少流程说明,和相应的视频资源管理办法;3.只有录制开始时间,没有录制时长,不知道按照多长时间做准备。1.统一流程名称与流程内的申请表名称;2.增加流程说明,制定摄录编业务管理规范或视频资源管理办法;3.增加录制结束时间和录制时长,方便做准备工作。接受,已经落实完成。
118现代教育技术中心网上“办理电话业务申请表”流程1.简单的电话报修,需要双方部门领导审批,过于繁琐;2.用户在填报流程时,对其中的术语和流程走向不清楚,易填错;3.系统内迁移有的涉及联通公司业务,流程走向不准;4.部分业务流程没有形成闭环1.“电话业务申请表”流程中,[申请事由]列表框选项增加“故障报修、本校区内电话迁移”事项,本事项不需要领导审批,领导可以审阅;2.增加流程说明;3.系统内迁移业务拆分成“同一校区内迁移”“跨校区迁移”确定不同流程走向;4.增加流程处理情况说明等,加强管理,形成闭环。接受,已经落实,优化流程已经开发完毕,将在进一步测试后上线替换原有流程。
119现代教育技术中心嘉和理工教工业主开户流程1.小区楼宇内光纤维护责任部门不清,个别办理校园网的业主因小区楼宇内光纤故障原因无法上网;2.只能到现场划一卡通缴费;不能通过网上缴费;1.建议业主委员会等明确小区楼宇内光纤维护单位;2.办网流程中待业主光纤测通后再办理缴费开通校园网;3.丰富缴费方式,建议和财务处研讨解决实现网上缴费。接受,将协调相关部门研究解决。
120现代教育技术中心流程上线审批过程1.网上流程开发和上线过程没有存档留痕;2.缺少上线审批流程管理办法。1.开发OA流程上线审批的流程,网上实现流程上线审批;2.制定校级的OA流程管理办法。接受,已经落实完成。
121现代教育技术中心嘉和理工小区网络接通办理工程指挥部与校园管理部门尚未完成工程交接,一旦网络硬件出现问题,不能够及时解决排查故障。1.管理部门同工程指挥部协商成立项目临时故障排查及维修小组,详细记录故障问题,解决过程及费用,明确落实责任到人;2.尽快完成工程交接。接受,现教中心一直记录用户反映的故障问题,并及时向施工方反映及维修,针对工程方维修不及时的问题,现教中心也专门组织人员上门服务对我们能够处理的故障用户进行了解决,目前只剩下4个用户故障,已经反馈给基建部门督促施工方加以解决。其余问题将协调相关部门研究解决。
122现代教育技术中心学生请假,教师调课教师调课可以较方便在教务在线网上处理,但学生请假目前还是通过学生找辅导员老师签字请假,如果假期超过1天,需要教学副院长签字,该过程需学生持请假条逐一找人签字,是否可以设计网上操作流程进行审批。建议在校园网站开通学生请假流程,实施网上办理请假。建议学校开发统一APP,整合师生、教学、管理资源,方便移动办公。接受,将按照学校规划加快学生信息门户建设,支持相关部门开发网上办事流程。
123现代教育技术中心副处级以上干部因公出差请假流程及报销流程的关联性学校实施副处级以上干部因公出差请假制度,其请假流程在校内办公申请办理,分管或联系点校领导审批。现阶段因公出差旅费报销需要附“公务外出计划申报单”,申报单填写内容与校内办公请假流程填写内容总体一致,但财务人员无权限查阅校内办公请假流程领导的审批情况。建议:校内办公系统相关流程与业务系统保持一定的关联性,其相关业务人员具有一定的权限查阅相关流程领导的审批情况。接受,我们会联系组织部和财务处等相关部门,进一步优化流程
124现代教育技术中心学生请假流程目前流程:学生提出请假申请—辅导员核实情况后审批—学生工作副书记审批—教学副院长审批—提交或出示给任课教师;发现的问题:1.学生请假具体情况需多人反复当面核实,时间浪费,效率低;2.请假原因经常是突发情况,由于流程繁琐,造成很多时候学生先旷课,再后补请假单的情况;采用信息技术手段,建立全校统一的学生请假管理系统,系统中包括学生、辅导员、任课教师、管理人员等,各司其职。学生利用手机APP提交请假申请,提供请假依据,相关人员网上审批备案,既节省了时间,提高了效率,又有规范的文档留存,提高管理水平接受,将按照学校规划加快学生信息门户建设,支持相关部门开发网上办事流程。
125现代教育技术中心学生请假1.流程环节较多;2.学院教学秘书是否能够留存记录全凭学生自觉。1.采用网上审批;2.与教务在线互联(教师可查看学生请假情况)接受,将按照学校规划加快学生信息门户建设,支持相关部门开发网上办事流程。
126现代教育技术中心学生办理退学手续学校相关部门审核环节较多,大概涉及8、9个部门,学生办理手续比较繁琐。有时办事人员不在,学生要跑多次才能签字。1.开发网上办公系统,网上流转审批办理手续,让信息多跑路。把学校办公系统、教务在线、学工系统整合,资源共享,实现无纸化网络办公,提高学生办事效率;2.借鉴兄弟院校做法,建议成立学校师生服务中心或行政办公中心,相关部门联合办公,为学生办理学籍异动手续提供方便。接受,将按照学校规划加快学生信息门户和师生服务平台建设,支持相关部门开发学生的网上办事流程,督促尽快完成离校及大学工等系统上线工作。
127高教研究与教学质量评估中心教研课题经费报销流程有些老师对于教研课题报销收据的明细不是很清楚 在下发项目立项通知时详细说明能报销的明细,并在部门网站上公布经与财务处沟通认为不宜公布报销明细,只要票据依法依规、真实有效即可
128成人教育学院高等学历继续教育毕业生补办证明书环节较多,跑路多。简化程序,提升服务。接受此意见,11月份已开始执行。详见优化后流程图。
129体育教学部体育部教辅人员外出请假审批繁琐减少审批环节接受1.公布新的教辅人员外出请假程序;  2.办公室主任按照新的程序要求执行。
130体育教学部调串体育课环节繁琐网上申请审批接受1.学生在学院提出申请;2.教务处统一编班;3.体育教学部安排授课。
131体育教学部转专业学生的体育课安排程序杂乱体育部直接安排课程接受1.根据所报信息交由教研室主任审批;2.审批后由教学秘书安排课程。
132离退休工作处报名参加东区老同志桌面运动会原来要求现场报名。改为可代报名、电话、微信报名皆可接受,已在老同志活动中试验改进
133离退休工作处西区离退休职工秋季桌面运动会报名离退休工作处每年1月1日前给老同志下发全年活动安排,要求老同志本人按时到各区活动室报名。报名目的一是准确掌握参加活动人数购买奖品,二是财务报账时要求领取奖品必须本人签字。由于有些老同志当天身体不适或在外地未归或临时有事等原因,不能本人来报名,按以往要求就不能参加活动只要老同志本人能来参加活动,报名可接受电话、微信、他人代报等方式。和财务部门沟通领取奖品可代签字或打印名单。接受,已在活动中改进
134离退休工作处退休职工办理相关手续我校退休职工到离退休处报到办理手续,首先到离退休处综合办公室填写哈尔滨理工大学离退休人员信息采集表及发给每位退休职工一份离退休职工活动安排;一份离退休工作服务指南,然后拿着回执到所属的区活动室报到。问题:办理流程有些繁琐。充分利用网上办公,无纸化办公手段,实现退休职工网上报到,网上查看各种资料。接受,正在推进中
135后勤管理处以学生公寓普通公寓工作人员的身份报修。体验维修服务中的每个环节,找到后勤维修服务中的不足之处。1.报修接电话的同志语言不规范,显得态度冷清;2.接到报修后,到达现场的时间偏晚;3.换灯时占用时间较长,业务不够熟练;4.维修后,卫生收拾不彻底。1.规范接打电话的文明用语,并报清楚单位、姓名;2.进一步做好服务意识教育,按照距离规定到达维修现场的时间;3.增加外聘人员的业务技能培训,提高业务水平,近期组织一次岗位练兵活动;4.增加责任意识教育,规范工完场清的标准;5.举一反三,要求物业中心、水电中心其他维修人员以此为例,对维修服务进行全面规范。达到全面提升服务水平的目的。已落实完成,后续将不断监督、检查,全面提升服务水平。
136后勤管理处家属住宅楼有产权证住房出售更名流程房产管理中心登记后报主管副处长、处长审批房产管理中心登记后直接报送物业中心收费部门,办理更名手续正推进落实
137后勤管理处以普通就餐者的身份,在午餐就餐高峰时排队打餐、找座、用餐、送餐具到餐具回收处。同时,以普通就餐者的身份在“饮食微信值班台”向食堂反映就餐过程遇到的问题。以发现食堂卫生环境、打餐速度、服务能力、菜品质量、问题处理能力等方面的问题。1.高峰时打餐排队人较多,用时较长;2.菜品保温效果不好;3.餐具回收处较拥挤。1.高峰时增加打菜服务人员,以提升加菜速度,减少排队时间;2.对各食堂班组售饭台保温设备进行全面维护,每餐开餐必备充分使用,以保证菜品温度;3.为了加快中午就餐高峰餐具回收速度,将一食堂一楼两回收窗口,分别设为套餐餐盘回收处和其它餐具回收处,其中套餐餐盘回收处在中午11点半到13点用餐高峰时段开放。落实完成
138后勤管理处学生宿舍报修问题学生宿舍管理归学生处,维修归后勤管理处,在宿舍发生渗漏等维修问题时,学生向楼长报修,楼长汇报给学生处,学生处报后勤处,但经常没有回音,学生带着怨气来找学院,学院再与学生处和后勤处沟通解决。存在流程不畅,责任不清问题。分清责任,及时反馈,避免学生与学校矛盾激化,影响正常工作。已落实完成
139后勤管理处校医院挂号、缴费人多,排队时间长开通一卡通网上挂号、缴费功能。正推进落实
140后勤管理处南区食堂中午开饭时间及饭菜质量、学生座位问题1.教工食堂是中午11:30开饭,这时来吃饭的人多数是机关和后勤人员。教师是11:40第一批下课,11:55第二批下课。开饭时间过早;2.饭菜也是没有分批上。等老师到食堂时都是剩饭和凉饭;3.饭菜品种少,没有考虑到地区差异,菜品偏咸;4.南区食堂座位少,才不到3千座位,师生9千多人。1.南区教工食堂11:40开饭,真正体现为教师服务的宗旨;2.饭菜分批上,11:50再上第二批,让老师吃上热饭;3.增加饭菜品种,考虑不同地域的饮食习惯,要保证饭菜质量;4.增加食堂座位,加强管理降低成本,提升师生就餐质量。落实完成
141机械学院走进基础教学系、上课课堂、实验室,调研基础单位日常工作中存在的问题及困难1.基础教学系的教学任务重,而且与工程教育认证工作关系密切,教师工作压力大,职称的聘岗考核压力大;2.年轻教师在授课方面投入精力不足;3.实验室教师年龄偏大,新教师补充问题。1.基础教学系老师在保证教学工作的同时,应该参加科研团队,提高科研水平,提高教学效果;按工程教育认证要求,规范教学文件、秩序等,以减少不必要的重复工作;2.通过教学检查、研讨、评职等环节的规范要求,确保教学一票否决,来使广大教师的应力投入到教学、人才培养当中来;3.向学校及上级相关部门建议,以适当的方式来引进和补充实验室人员,确保工科教学的实验实训质量。同意
142机械学院教师学术交流上存在的经费申请教师学术交流方式单一、经费和来源渠道少,经费申请困难1.发挥科研梯队、学科梯队、教学团队作用,鼓励教师积极参与团队建设,积极争取各级各类教研、科研项目的支持。2.学院从双一流建设经费、教育部重点实验室建设经费拨出专款,用于学术交流,并制定相应管理办法。已资助多名教师参加IMCC2019国际会议,调研吉大、东北大学、沈阳理工、沈阳航空、沈阳建筑大学等多所高校。3.依托学科、重点实验室、校企合作实验室,开展多层交流,扩大学院各学科专业教师合作交流领域,为教师走出去创造条件。4.以各专业工程教育认证为契机,加强与哈市、省内和国内各高校交流与合作,并积极争取专项资金支持。5.依托挂靠学院的学会,搭建学术交流平台,拟于2019年12月和2020年6月举办国际国内学术会议,为教师学术交流创造条件。6.采取请进来的办法,邀请国内外知名专家来校交流,使更多教师能够有机会进行学术交流,以解决经费不足问题。2019年10月已邀请佐治亚理工梁越昇教授等多名学者讲学取得了良好效果。同意
143材料学院印章使用党委印章使用存在的问题,经过走流程发现,学生在调转组织关系或政治审查过程中需要加盖党委印章,存在找不到负责老师,不知从何办理的现象,印章使用和管理过程中不规范。印章使用办法 (一)凡以中共哈尔滨理工大学材料科学与工程学院委员会的名义上报的各种文件,必须党委书记本人核实签字,方可用印。 (二)发展党员过程中,办理党员《入党积极分子考察写实表》、《预备党员考察写实表》、《入党志愿书》审批手续,需要使用印章的,须经党支部书记签名,方可用印。(三)凡是办理毕业生申报国家公务员政审表、研究生入学政审表等情况需本人辅导员审核,填写用印申请,党委书记审批,方可用印。印章管理办法 (一)印章由党务辅导员专人负责管理。要严格履行印章使用审批手续,用印必须在党委办公室办理,不准将印章带出。 (二)加盖印章要规范。应骑年盖月,使盖出的印章端正、清晰、美观,便于识别,不能歪斜或颠倒。印章应及时清洗、保养, 确保盖印清晰。(三)用印要进行登记。登记项目包括:用印时间、用印内容、审批人、经办人等。接受该意见,落实情况:1.毕业党员学生联系原辅导员,填写用印申请,辅导员签字后,党委书记签字,由党务辅导员加盖党章。2.按印章使用规范进行,按照改进意见中的印章管理办法执行。(一)印章由党务辅导员专人负责管理。要严格履行印章使用审批手续,用印必须在党委办公室办理,不准将印章带出。 (二)加盖印章要规范。应骑年盖月,使盖出的印章端正、清晰、美观,便于识别,不能歪斜或颠倒。印章应及时清洗、保养, 确保盖印清晰。(三)用印要进行登记。登记项目包括:用印时间、用印内容、审批人、经办人等。
144材料学院期末考试命题与课程目标对应表流程由命题小组成员-课程负责人-系主任I-命题审核小组成员-系主任II-教学副院长签字后,连同考试材料交科研秘书存档。有两次系主任签字,建议取消系主任I签字,由系主任II签字时把关。接受该意见,落实情况:取消系主任I签字。
145材料学院研究生请假手续研究生请假手续比较繁琐,目前学校研究生实行二级管理,在请假过程中学院备案和研究生部备案,在学院备案过程中,请假手续需要导师、辅导员、主管研究生教学院长签字、主管学生工作副书记签字,研究生部老师签字。通过走流程在学院环节中认为可以省略掉副书记签字,因为学生管理中辅导员已经对请假进行核实并备案,主管学生工作副书记在进行签字手续就过于繁琐。研究生提出申请→导师审核签字→辅导员审核签字→学院主管研究生副院长审核签字→研究生部签字接受该意见,按修改意见执行,即研究生提出申请→导师审核签字→辅导员审核签字→学院主管研究生副院长审核签字→研究生部签字。
146材料学院学生党员发展程序学生党员发展、积极分子培养、发展对象教育等培训时间及时间节点与学生期末考试、准备考研的时间段重合,造成学生短时间内负担较重。合理设置党员发展、培养教育时间,尽量避开学生课业较重的时间段,减轻学生负担。接受该意见,落实情况:各支部合理安排时间,在学校规定时限内,尽量尽早进行,并且决不占用上课时间。
147电气学院学生请假1.学生请假需要辅导员老师签字,教学副院长签字,建议简化1.学生请病假只需出具三级甲等医院开具的诊断证明即可;2.学生请事假,只需辅导员签字即可(1)接受该意见建议。(2)应同学生处、教务处进行沟通,修改流程。(3)本年度落实完成。
148电气学院重点实验室开放实验预约1.目前预约仍然以人工填单为主,预约人员需要多次往返,不方便且浪费较多时间,实验室管理教师工作量大,且预约实验情况统计极不方便,不利于提高重点实验室运行效率。2.重点实验室智慧实验系统目前仅用于实验室门禁管理,远没有发挥其系统功能,故需要结合门禁管理系统,重新梳理实验室开放预约管理流程,方便广大师生。3.实验室开放预约存在实验教师积极性不高问题。1.重新调整重点实验室开放预约实验管理办法;2.制定网上开放预约实验流程,做好广大师生的宣传和预约流程实施工作。3.联系学校各相关职能部门,制定政策办法解决实验室开放中存在的实验教师责权利问题。(1)接受该意见建议。(2)应同有关机关部处落实开放预约管理办法。(3)本年度落实完成。
149电气学院研究生课程调课流程,研究生请假流程,大学生创新创业训练项目报销流程1.研究生调课流程暂时没问题;2.研究生请假流程学院签字环节过多,且不可网上办公;3.大学生创新创业训练项目报销签字繁琐。1.研究生调课流程网络审批过程中,如果能有消息推送更佳;2.建议研究生请假流程学院签字由辅导员和主管学生工作副书记签字即可,无需主管研究生的副院长签字。同时建议可网络审批;3.建议大学生创新创业训练项目报销无需学生到学院签字。(1)接受该意见建议。(2)应同有关机关部处落实相关办法。(3)本年度落实完成。
150测通学院研究生申请借用科研仪器设备和返还科研仪器设备流程借用流程过于复杂化,审批环节过多,且审批负责人因上课、出差等原因,无法按时签字,导致在短时间无法借到仪器设备。借用仪器设备流程简化为三步:1.研究生提出申请;2.导师签字同意;3.实验中心副主任签字。省略二步:1.系主任签字;2.主管副院长签字。同意简化仪器设备借用流程。设计出仪器设备借用审批表。11月底完成。
151测通学院学院研究生外出实习请假1.学院请假单不规范;2.实习佐证材料不完善、不规范。1.学院重新设计请假单;2.留存更加完善的实习作证材料;3.自我改进。同意重新规范设计学院研究生外出实习请假单;建议一式三份,学院、导师、学生各留存1份。11月底完成。
152测通学院学院科研报销签字1.部分科研报销事项不需要科研副院长签字;            2.科研副院长因公不在办公室,未能及时签字。1.及时向学院教师解释学校科研报销政策和注意事项;2.内容明确报销事项,科研秘书代为审核,电话沟通,代为盖章。根据学校财务政策,梳理各项经费报销签字流程,并在学院网站公布。11月底完成。改进意见2暂缓执行。
153化工学院化工实验安全水电安全安全"是化学实验室最重要的问题。做好实验室安全工作是开展实验教学和科学研究的基础,实验室安全才能有效保障师生的人身安全和国家财产安全,其中水电安全是实验室安全工作中非常重要的一环,特别是水电布控线路和设施的完好,是实验室安全工作的基础。化工学院是多年的老楼,有30多间科研实验室,承担着全院的科研、研究生培养工作。为此,本次走流程,对化工学院30多间实验室进行走访,调查结果未发现近年来学校相关部门,组织专业技术人员对实验室用电和用水安全隐患进行全面的排查和检修。建议学校设立实验室建设与安全管理专项基金, 改造存在安全隐患的硬件设施,并制定相关制度,定期开展对化工学院科研实验室用电、用水检修活动,对电路线路老化、下水管、水龙头和暖气等安全隐患进行全面细致检查并及时排除和维修。充分做到“横向到边,纵向到底”,全面覆盖,不留死角,真正把隐患消灭在萌芽状态,为学校努力营造一个平安、和谐、稳定的校园环境。建立健全规章制度,完善已有的各个实验室使用管理规定,细化具体措施,明确各个岗位的具体责任者。坚决严格执行规章制度,从严处理违规者,提高全体师生的安全意识和责任意识。1.根据每个实验室的具体情况,请后勤电工给34间实验室增配足量的固定电源, 计划于11月底完成。2.部分实验室加装空气开关和漏电保护器,计划于11月底完成。3.对使用违禁电器的实验室负责人、使用人进行批评和教育,计划于10月20日完成对本次调查发现问题的责任人进行批评。并在以后的工作中加大检查力度,及时发现问题,及时解决。4.加强安全教育,重视强化实验室安全教育的效果。要求各实验室定期进行实验室用电安全知识讲座或培训,并进行登记记录,确保每一个人都能遵守实验室用电安全,学会规避危险,规范操作,使实验室用电安全的观念真正深入人心。通过用电安全知识讲座、事故案例分析,提高实验室人员的安全用电意识。5.完善管理机制,落实用电安全责任。各个系主任和实验中心主任对所属的各个实验负责,层层负责,层层把关,定期开展用电安全检查工作。
154建筑学院挖掘学生党员培养全过程出现的问题通过问卷、座谈了解在积极分子、预备党员培养过程中,学生对于培养过程掌握不均衡、不扎实,对自己应该学习什么,上报什么材料能说出大概,不完全准确。毕业党员组织关系转出存在迟滞现象1.通过主题团日、学习小组加强对普通同学的入党知识教育;2.加强预备期间的预备党员一对一谈话、建立积极分子预备党员培养跟踪表,实现全过程跟踪培养;3.加强正式党员的实践和理论培养,对于毕业转出党员进行跟踪对比,调研回访。同意
155建筑学院高校课程共享研究生到哈尔滨工业大学土木工程学院选修专业课程并参加考试作为学生个人培养计划的一部分存在的困难1.到哈尔滨工业大学土木工程学院、我校研究生部探讨双院合作事宜,确定合作内容,双方达成一致意见;                  2.起草《哈尔滨工业大学土木工程学院和哈尔滨理工大学建筑工程学院教学、科研协同创新战略协议》同意
156建筑学院走“调串课”流程推动作风转变服务教师通过网上审批让老师们少跑路了,在实行过程中的时效性不强,不能涵盖所有情况。通过建立微信群来提高调串课的实效性,取得了良好的效果,又通过设立纸质申请表作为线上申请的补充形式来弥补线上调串课不好解决的问题。同意
157理学院申请学术活动场所使用会议室设置不能满足需要:1.数量少,各种会议经常出现撞车现象;2.环境条件不能满足要求;3.位置分布不合理,不能满足教师经常性学术活动的需要。1.通过资产统一优化调配适当增加会议室数量,并合理布局;2.按事业发展需要对会议室进行适当建设;3.加强管理,确保有序高效使用。改进意见1.能够解决,11月底前完成;改进意见2.学院无力解决,需学校支持;       改进意见3.能够解决,11月底前基本完成,需要长期保持。
158理学院研究生奖学金评审中“学术成果”审核过程学生提交的成果材料不完整,比如学术论文成果,常常会缺少论文首页、期刊影响因子佐证等。认定某些材料是否被使用过有一定困难。1.详细列出学生申报奖学金应提交材料明细清单;2.制定电子表格,要求申请奖学金的学生同时填写电子版表格,以便学院备案。已完成
159理学院教师交试卷等考试资料有时教师来交试卷,但负责的教学秘书外出去办其他事,导致教师要等待或者再 跑一趟。负责教学秘书外出办事前,交待其他秘书先接收材料,后登记入台账,如有问题再直接找到相关老师,提高效率。已完成
160经管学院省级领军人才梯队检查材料收集、整理、申报工作收集梯队每位成员的科研成果需要消耗大量的人力与物力,效率不高。学院原有的每位教师的科研成果库需要重新完善,并及时更新,这样将大大提高工作效能。同意,完善学院科研成果数据库
161经管学院陪同2020届毕业生办理三方协议1.就业指导不到位,学生们程序不清楚;2.辅导员主动服务不到位,存在南区和西区往返折跑现象;3.个别辅导员劳动纪律存在问题,学生有时联系老师困难;4.毕业生南区西区奔跑中就业学生有不满情绪。特别是天冷和安全问题。1.加强就业指导课的深度,以及就业大数据,让学生清楚就业各程序;2.加强辅导员队伍建设。设立每周二为毕业生服务日,保证就业指导与服务;3.多多“请进来”,争取多在南区学院举办专场招聘会,减少学生折跑。同意,加强学院就业工作,设立就业专项工作日,发动学院专业课教师,广泛联系用人单位,邀请用人单位召开专场招聘会
162经管学院课堂听课部分青年教师教学基本功需要进一步加强,尤其板书书写较差。加强教学基本功的提升和考核。同意,加强学院听课制度建设
163经管学院参加学院系主任会、专业系会议学院“双一流”建设需要创新人才的教育与培养,但目前各项配套支持政策较少。加强创新人才培养体系的建立同意,加强学院创新人才培养体系制度建设
164外国语学院大四学生请假问题大四学生面临找工作实习等实际情况,甚至有时需跨省面试或实习,但很多时候与上课时间相冲突。学生提出申请后,核实情况是否属实,如面试需提供面试通知,如实习开具相关的实习证明,并与学生家长确认,联合教学部门给予批假手续办理。1.学生书面提出请假申请。2.辅导员与学生及其家长核实情况是否属实,如面试需提供面试通知函,如实习开具相关的实习证明。3.学生实习请假证明,辅导员与系部主任、书记和毕业设计教师核实。4.因面试请假超过一周,辅导员与用人单位协商在一周内面试完毕。如不超过一周,辅导员与教学院长、系部主任、书记、毕业设计老师和任课教师准假,返校后请任课老师和学委帮助补课,赶上学习进度。
165外国语学院学生因病因事请假审批流程审批环节人多,学生跑路多按照《大学生导航》之学生管理规定第三章第八节考勤与纪律的相关内容,减少系主任和副书记签字及学院办公室盖章环节。建议:条件允许下实行网上流程办理。从我院学生实际情况出发,按照《大学生导航》之学生管理规定第三章第八节考勤与纪律的相关内容,修改现流程,将七个环节缩减为4个环节,保留学生因病因事请假流程中的学生本人申请、辅导员核审、教学副院长审批及教学秘书备案环节,减掉系主任、副书记签字及学院办公室盖章环节,新工作流程现已在我院学生中实施。建议:若条件允许下,学生因病因事请假审批实行网上流程办理,学生少跑路,辅导员核审和院领导审批可在手机端的随时办理和留存。
166法学院学生日常请假流程与手续学校规定,学生请病事假由辅导员或教学副院长审批。辅导员或教学副院长有时因开会、上课等工作不在办公室,学生无法及时办理请假手续。要求学生严格遵守校规校纪,履行请假手续。如遇特殊或紧急情况,可电话与相关人员请假,但事后必须补办请假手续,确保正常教学管理秩序。接受改进意见,以班级召开班会的形式落实通知到每个学生
167艺术学院学生请假手续学生向辅导员请假,学院党委书记签字或盖章,学院办公室盖章,最后交给授课教师。学生直接向授课教师请假,授课教师将请假情况告知辅导员,辅导员报备学院。接受该意见:学生请假手续改为“学生直接向授课教师请假,授课教师将请假情况告知辅导员,辅导员报备学院。”从2019年11月18日开始执行。
168艺术学院实验室借设备流程教师向实验室提出申请,实验室主任签字,学院学院签字。教师直接向实验室主任申请,实验室主任签字即可。接受该意见:实验室借设备流程改为“教师直接向实验室主任申请,实验室主任签字。”从2019年11月18日开始执行。
169艺术学院在外地生产实习的学生请假在外地生产实习的学生向老师及学院请假。可以直接向带队教师请假并执行相关手续,带队教师回来后,再报备学院。接受该意见:在外地生产实习的学生请假手续改为“直接向带队教师请假并执行相关手续,带队教师回来后,再报备学院。”从2019年11月18日开始执行。
170荣成学院办公室用印审批学院办公室的用印申请工作流程,“无纸化”水平较低,造成了不必要的浪费,并影响了师生办事效率要求学院办公室梳理用印工作流程,将该项工作纳入学院正在进行的信息化建设工作范畴。依托信息化建设改进。
171荣成学院食堂卡务中心教职工水电卡充值食堂卡务中心的水卡、电卡只能用现金缴费,办事效率低、方式不够便捷。由后勤办公室、现代教育技术中心进行调研、论证,将水卡、电卡的网上缴费纳入学院正在进行的信息化建设工作范畴。依托信息化建设改进。
172荣成学院校园宣传环境管理申请1.申请表上没有宣传地点栏目2.多部门多地点签字,时常找不到人,需往返几次。3.表格一式三份,还需报送三个部门存档,路途远、效率低借助学校正在进行的信息化建设,将办公自动化纳入建设范围,不仅是提高效率,还能节约办公材料,让师生少跑路,提高机关服务水平。重新梳理了学院宣传审批流程,进一步规范了宣传栏、电子屏、条幅等管理细则。并且《宣传环境管理审核流程》、《学院网站新闻发布审核流程》、《校外单位来院宣传审核流程》三项网上审批流程已经进行了试用。
173荣成学院师生请假、盖章审批制度1.请假盖章层层审批签字确认;2.找不到人签字耽误整个流程进行;3.请假盖章没有数据汇总统计分析1.请假盖章审批制度流程再造;2.学生使用网络软件APP进行签字审批;3.教师使用“网上流程”审批制度;4.利用软件工具统计分析数据全部接受,在月底前完成。学生工作部梳理请假、退学、盖章等工作流程,利用“钉钉”软件网上审批;现代教育中心利用“流程”模块建设“网络审批”流程,部分项目无纸化办公;利用钉钉软件。办公系统汇总分析数据。
174荣成学院财务报销流程财务报销效率较低要求财务办公室严格执行相关的财务制度,分清经费来源,及时了解经费列支范围,加强同总校沟通,建立沟通协调机制,提高工作效率。各系部指定专人负责报销,财务办牵头创建微信群或QQ群,如有报销方面政策变化,将第一时间通知各系部报销专人,省去不必要的跑腿。下一步我们将加大与总校的沟通力度,在预算范围内,提高报销速度。
175荣成学院图书借阅流程可以借阅书籍的数量较少要求图书馆进行论证,争取让读者可以多数量借阅图书(比如说8本)已经落实,学生由原来的的7册,增加至9册;教职工由原来的10册,增加至12册。